Privacy Policy

Dasar Privasi

Last updated / Dikemas kini: 6 October 2026

English

About this notice

IndexInk Studio explains here how we handle personal information provided through our website, the Inky chatbot and quotation enquiries.

For privacy questions or requests, contact hello@indexink.studio.

Information we collect

When you chat with Inky or request a quotation, we may receive:

• Your name and information about your business.

• Your email address or WhatsApp number and preferred contact method.

• The service, package, domain preference and support option you select.

• Your project description and other information you choose to provide.

• Chat messages, enquiry dates and records of our follow-up communications.

• Technical information used to operate the service, such as session identifiers and diagnostic logs.

Please avoid sharing passwords, payment card details, identity documents or sensitive personal information in the chatbot. If documents are needed for a service, we will explain how to provide them separately.

How we use your information

We use this information to answer questions, understand your requirements, prepare quotations, contact you about your enquiry, provide agreed services and maintain the operation and security of our systems.

Submitting an enquiry allows us to respond about that enquiry. It does not automatically subscribe you to a paid service or marketing mailing list.

The information requested in the quotation form is needed to process the request. You may choose not to provide it, but we may then be unable to prepare a quotation or contact you.

Inky and service providers

Inky uses OpenAI to generate replies. Messages you send to Inky are processed through the OpenAI API. Chatbot responses provide general assistance; final scope, prices and commitments are confirmed by IndexInk Studio.

Enquiries are stored in our application database and a private Google Sheet. Notifications containing enquiry details are sent through EmailJS and our connected email service.

We also use hosting and technical service providers, including Render and Google services, to operate these systems. Information may be processed outside Malaysia, depending on the providers and infrastructure involved. Their own privacy policies and retention practices also apply to information they process.

We do not sell your personal information. We disclose it to service providers as needed for these purposes, or where required by law.

Session cookies

Inky uses a session cookie to connect messages within your conversation. This supports conversation continuity. Blocking cookies or using a different browser may affect this feature.

Other website features or third-party tools may use their own cookies.

How long we keep information

For enquiries that do not become client projects, our retention period is 12 months after the last contact. We review these records and remove or anonymise information that is no longer needed.

This review covers records under our control, including the enquiry database, Google Sheet and notification emails. It is managed manually; the chatbot does not currently delete records automatically.

If you become a client, relevant records may be retained for the project and for applicable accounting, legal or dispute-resolution purposes. Service providers may retain logs or backups according to their own policies.

Security

We use access controls and private account settings to protect enquiry records. Access is limited to people and service providers who need the information for the purposes described here. No online system can guarantee complete security.

Your choices and requests

Contact hello@indexink.studio to request access to or correction of your information, ask about deletion, withdraw consent where applicable, or ask us to stop enquiry follow-ups.

We may need to verify your identity before acting. Some records may need to be retained where required by law or necessary for an ongoing contractual matter. We will explain any applicable limitation.

Changes to this notice

We may update this notice when our services or information-handling practices change. The latest version and its update date will appear on this page.

Bahasa Malaysia

Mengenai notis ini

IndexInk Studio menerangkan di sini cara kami mengendalikan maklumat peribadi yang diberikan melalui laman web kami, chatbot Inky dan pertanyaan sebut harga.

Untuk soalan atau permintaan berkaitan privasi, hubungi hello@indexink.studio.

Maklumat yang kami kumpulkan

Apabila anda berbual dengan Inky atau meminta sebut harga, kami mungkin menerima:

• Nama anda dan maklumat tentang perniagaan anda.

• Alamat e-mel atau nombor WhatsApp serta kaedah hubungan pilihan anda.

• Perkhidmatan, pakej, pilihan domain dan pilihan sokongan yang anda pilih.

• Penerangan projek dan maklumat lain yang anda berikan.

• Mesej perbualan, tarikh pertanyaan dan rekod komunikasi susulan kami.

• Maklumat teknikal untuk mengendalikan perkhidmatan, seperti pengecam sesi dan log diagnostik.

Sila elakkan daripada berkongsi kata laluan, butiran kad pembayaran, dokumen pengenalan diri atau maklumat peribadi sensitif melalui chatbot. Jika dokumen diperlukan untuk sesuatu perkhidmatan, kami akan menerangkan cara memberikannya secara berasingan.

Cara kami menggunakan maklumat anda

Kami menggunakan maklumat ini untuk menjawab soalan, memahami keperluan anda, menyediakan sebut harga, menghubungi anda mengenai pertanyaan, menyediakan perkhidmatan yang dipersetujui serta mengekalkan operasi dan keselamatan sistem kami.

Menghantar pertanyaan membolehkan kami memberikan maklum balas berkaitan pertanyaan tersebut. Ia tidak melanggan anda secara automatik kepada perkhidmatan berbayar atau senarai e-mel pemasaran.

Maklumat yang diminta dalam borang sebut harga diperlukan untuk memproses permintaan tersebut. Anda boleh memilih untuk tidak memberikannya, tetapi kami mungkin tidak dapat menyediakan sebut harga atau menghubungi anda.

Inky dan penyedia perkhidmatan

Inky menggunakan OpenAI untuk menjana jawapan. Mesej yang anda hantar kepada Inky diproses melalui API OpenAI. Jawapan chatbot memberikan bantuan umum; skop akhir, harga dan komitmen disahkan oleh IndexInk Studio.

Pertanyaan disimpan dalam pangkalan data aplikasi kami dan Google Sheet peribadi. Pemberitahuan yang mengandungi butiran pertanyaan dihantar melalui EmailJS dan perkhidmatan e-mel yang disambungkan.

Kami juga menggunakan penyedia pengehosan dan perkhidmatan teknikal, termasuk Render dan perkhidmatan Google, untuk mengendalikan sistem ini. Maklumat mungkin diproses di luar Malaysia, bergantung pada penyedia dan infrastruktur yang digunakan. Dasar privasi dan amalan penyimpanan mereka turut terpakai kepada maklumat yang diproses oleh mereka.

Kami tidak menjual maklumat peribadi anda. Kami mendedahkannya kepada penyedia perkhidmatan apabila diperlukan untuk tujuan ini, atau apabila diwajibkan oleh undang-undang.

Kuki sesi

Inky menggunakan kuki sesi untuk menghubungkan mesej dalam perbualan anda. Ini membantu kesinambungan perbualan. Menyekat kuki atau menggunakan pelayar yang berbeza mungkin menjejaskan fungsi ini.

Ciri laman web lain atau alat pihak ketiga mungkin menggunakan kuki mereka sendiri.

Tempoh penyimpanan maklumat

Bagi pertanyaan yang tidak menjadi projek pelanggan, tempoh penyimpanan kami ialah 12 bulan selepas hubungan terakhir. Kami menyemak rekod ini dan memadamkan maklumat yang tidak lagi diperlukan atau menjadikannya tanpa pengenalan diri.

Semakan ini meliputi rekod di bawah kawalan kami, termasuk pangkalan data pertanyaan, Google Sheet dan e-mel pemberitahuan. Ia diuruskan secara manual; chatbot pada masa ini tidak memadamkan rekod secara automatik.

Jika anda menjadi pelanggan, rekod berkaitan mungkin disimpan untuk projek tersebut dan bagi tujuan perakaunan, undang-undang atau penyelesaian pertikaian yang berkenaan. Penyedia perkhidmatan mungkin menyimpan log atau sandaran mengikut dasar mereka sendiri.

Keselamatan

Kami menggunakan kawalan akses dan tetapan akaun peribadi untuk melindungi rekod pertanyaan. Akses dihadkan kepada individu dan penyedia perkhidmatan yang memerlukan maklumat tersebut bagi tujuan yang diterangkan di sini. Tiada sistem dalam talian yang dapat menjamin keselamatan sepenuhnya.

Pilihan dan permintaan anda

Hubungi hello@indexink.studio untuk meminta akses atau pembetulan maklumat anda, bertanya tentang pemadaman, menarik balik persetujuan apabila berkenaan, atau meminta kami menghentikan komunikasi susulan.

Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda sebelum mengambil tindakan. Sesetengah rekod mungkin perlu disimpan apabila diwajibkan oleh undang-undang atau diperlukan untuk urusan kontrak yang masih berjalan. Kami akan menerangkan sebarang batasan yang berkenaan.

Perubahan kepada notis ini

Kami mungkin mengemas kini notis ini apabila perkhidmatan atau amalan pengendalian maklumat kami berubah. Versi terkini dan tarikh kemas kininya akan dipaparkan pada halaman ini.